山東省菏澤市人民政府辦公室

菏澤市人民政府辦公室關于印發菏澤市行政執法檔案管理辦法的通知

菏政辦發〔2011〕19號


各縣區人民政府，市政府各部門，市屬各企業，各大中專院校：
《菏澤市行政執法檔案管理辦法》已經市政府第25次常務會議研究通過，現印發給你們，請認真貫徹執行。



二○一一年五月三日

　

菏澤市行政執法檔案管理辦法



第一條 為加強行政執法檔案管理，促進行政執法檔案工作制度化、規范化，推進依法行政，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國行政處罰法》和《山東省檔案條例》等有關法律、法規，結合我市實際，制定本辦法。
　　第二條 本市行政區域內行使行政執法權的各級行政執法機關，法律、法規授權的組織，以及受行政執法機關委托的行政機關或者具有管理公共事務職能的組織（以下簡稱行政執法單位），均應當遵守本辦法。
第三條 本辦法所稱行政執法檔案，是指行政執法單位在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政征收、行政檢查等行政執法活動中形成的各種執法文書、圖表、聲像和電子載體等歷史記錄。
第四條 市檔案行政管理部門負責全市行政執法檔案工作的監督、指導。
縣區檔案行政管理部門負責本級政府所屬行政執法檔案工作的監督、指導。　
　第五條 行政執法單位應當建立健全行政執法檔案的收集、整理、立卷、歸檔和案卷評查制度，提供檔案工作必要的設施，配備檔案工作人員，加強行政執法檔案的管理。
第六條 行政執法檔案應當由行政執法單位集中統一管理，任何個人不得據為己有。
第七條 行政執法單位應將行政執法檔案單獨作為一類整理、排列，行政執法檔案較少的可作為文書檔案屬類整理。
第八條 行政執法單位應當根據行政執法活動的實際，將所形成的下列記錄歸檔：
（一）行政許可（審批），包括行政許可（含變更或延續行政許可，下同）申請書、受理或不予受理書面憑證、補正材料告知書、當場或實地審查材料、聽取意見材料、舉行聽證材料、招標（拍賣）情況材料、檢驗（檢測、檢疫）結果、專家評審（鑒定）意見、準予行政許可或不予行政許可的書面決定、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續、行政復議或行政訴訟材料、國家賠償有關材料等。
　　（二）行政處罰，包括行政處罰決定書、立案（受案）材料、各種證據材料、聽證材料、擬行政處罰的審查意見、行政處罰告知書、送達憑證、罰沒款票據、暫緩或分期繳納罰款的材料、行政處罰執行材料、行政復議或行政訴訟材料等。
　　（三）行政征收，包括行政征收的文件依據、征收通知書、征收票據、暫緩或分期繳納材料、強制執行材料、行政復議或行政訴訟材料等。
　　（四）行政強制，包括采取行政強制措施的批準文件、現場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結或解除凍結存款決定書、督促催告的書面材料、當事人陳述申辯記錄、行政強制決定書、代為履行材料、申請法院強制執行材料、法院裁定材料以及行政復議或行政訴訟材料等。　
　　（五）行政檢查，包括行政許可后的跟蹤監督檢查和日常巡回監督檢查情況，包括現場勘查（書面、影像資料）記錄、詢問筆錄、檢查結論、現場采取的措施等。　　
　　（六）其他行政執法活動，包括行政執法機關的確認、裁決、給付、獎勵等結論性材料，當事人申請及提供的材料，有關證據材料，行政執法機關的審查意見，以及其他相關材料。　　
　　第九條 行政執法檔案應按照年代、月份、案件排列，一個年代一個流水號，一案一號，一案多盒的加注案件盒號。
　　跨年度的案件執行完畢,材料應放于立案時間歸檔。　　 　
　　第十條 行政執法檔案盒內材料應當一件一裝訂，作為正卷保存，其中涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的，可以設為副卷。
　　外文及少數民族文字材料應當附漢語譯文。　
　　第十一條 行政執法檔案的盒內材料應當按序排列，依次編寫件號，并統一在有實際內容的每頁材料正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。
　　聲像和電子材料按照有關規定整理。　
　　第十二條 行政執法檔案的盒內材料應當制作盒內目錄，盒內目錄應當按照規定的格式逐件填寫。
　　第十三條 檔案盒封面應當填寫單位名稱，檔案盒脊背的全宗號、目錄號在移交檔案館時填寫。
　　第十四條 行政執法檔案應當統一裝具。檔案盒及其他裝具由同級檔案行政管理部門按照國家標準監制。
　　第十五條 行政執法檔案盒內材料破損的應予修補，過小的應襯紙粘貼，過大的應折疊整齊，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。
　　不能隨案卷立卷的證據，應放入證據袋中隨卷歸檔，不便附卷的證據可拍照片附卷。　
　　第十六條 行政執法檔案應當建立行政執法檔案目錄，一冊目錄內案件編號不得重復。
　　第十七條 行政執法檔案應當符合下列要求：
　　（一）材料應齊全完整；　
　　（二）正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件等，應在一起排列；　　
　　（三）有關材料情況說明，應逐項填寫在備考表內，并置于盒尾。　　
　　第十八條 行政執法單位應當在案件終結后60日內將行政執法活動中形成的有關記錄歸檔。
　　第十九條 行政執法單位對歸檔的檔案，應當編制檢索工具，以滿足檔案提供利用的需要。
　　第二十條 利用行政執法檔案，應當按有關規定辦理手續，利用結束后，應當及時歸還檔案。
　　任何單位和個人不得在檔案上涂改和作文字標記。　
　　第二十一條 行政執法檔案的保管期限執行下列規定：
　　（一）屬于有限自然資源開發利用、公共資源配置以及直接關系公共利益的特定行業，直接關系公共安全、人身健康、生命財產安全等方面的行政許可、行政強制、行政處罰的，應當永久保管；　
　　（二）屬于行政確認、行政裁決、行政征收、行政給付、行政獎勵、行政規劃、行政合同的，應當永久保管；　　
　　（三）屬于其他行政執法案件的，應定期保管。　　
　　第二十二條 屬于永久保管的行政執法檔案，應在歸檔10年后按有關規定向同級檔案館移交，并辦理移交手續。
　　定期檔案保管到期后，可鑒定銷毀。　
　　第二十三條 對同一事項的行政執法活動，由不同的行政執法單位分別實施的，所形成的行政執法檔案應當向同一檔案館移交。
　　第二十四條 在行政執法檔案收集、整理、保護中作出顯著成績的單位和個人，由政府或檔案行政管理部門、行政執法單位給予獎勵。
　　第二十五條 違反本辦法的行政執法單位，由檔案行政管理部門依法責令限期整改、通報批評或建議同級政府取消其評比先進的資格。
　　對違反本辦法的行政執法人員，由主管部門依據有關規定給予批評教育、離崗培訓、調離行政執法崗位、取消行政執法資格等處理。　
　　第二十六條 對因保管不善造成行政執法檔案丟失、損毀、泄露國家秘密或偽造、編造、篡改行政執法檔案的，由檔案行政管理部門依據《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》等有關規定處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
　　第二十七條 法律、法規、規章對行政執法檔案管理另有規定的，從其規定。
　　第二十八條 本辦法自2011年7月1日起施行。