山西省忻州市人民政府辦公廳

忻州市人民政府辦公廳關于印發忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法的通知

忻政辦發〔2012〕10號


各縣（市、區）人民政府，市人民政府各委、局、辦：

經市政府領導同意，現將《忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法》予以印發，請遵照執行。原《忻州市人民政府辦公廳關于印發〈忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法〉的通知》（忻政辦發〔2010〕252號）同時廢止。

附件：收文流程圖

發文流程圖




二O一二年三月二日



忻州市人民政府辦公廳公文處理辦法


第一章 總 則


第一條 為進一步提高辦公廳公文處理質量和效率，進一步加強公文處理的規范性、科學性，根據《國家行政機關公文處理辦法》和省政府辦公廳《關于印發山西省人民政府辦公廳公文處理辦法的通知》要求，結合市政府領導要求和辦公廳工作實際，制定本辦法。

第二條 市政府及其辦公廳公文是履行市政府職能，在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是執政為民、依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效、“一口進一口出”的原則，做到及時、準確、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第六條 市政府辦公廳公文處理機構：

機要文書科是負責市政府辦公廳公文處理工作的管理機構，負責承辦國務院及國務院辦公廳、省政府及省政府辦公廳、市委及市委辦公廳、各縣（市、區）人民政府、市直各部門、省駐忻單位等來文的收發運轉工作，負責承辦市政府及市政府辦公廳公文審核制發工作，負責對全市行政機關公文處理工作進行業務指導。負責已辦結公文的整理（立卷）、歸檔、管理工作。

秘書一科、秘書二科、秘書三科、秘書四科、秘書五科、秘書六科、信息科（秘書七科）負責相關業務的公文辦理。

辦公室負責承辦省直各廳、局和全省各市來文及辦公廳內部事務來文的辦理；

會務科負責承辦市政府及市政府領導召開、出席的會議、活動的公文辦理；

督查室負責市人大、市政協轉來有關建議和提案的辦理以及市政府督查事項的公文辦理；

市政府應急辦負責突發事件的公文辦理；

其他科室負責承辦各自工作職責范圍的公文辦理。

第七條 各科室應高度重視公文處理工作，認真遵守本辦法。


第二章 常用公文種類及發文字號


第八條 市政府及其辦公廳常用的公文種類主要有：

（一）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（二）通告。適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（三）通知。適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（四）通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）議案。適用于市政府按照法律程序向市人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（六）報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復詢問。

（七）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（八）批復。適用于答復下級機關的請示事項。

（九）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十一）會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第九條 發文字號及簽發：

（一）忻政發。市政府發布全市重大戰略決策、政策措施，要求各縣（市、區）人民政府、市直各部門長期貫徹執行的文件。分管副市長審核后，由市長簽發。

（二）忻政。市人民政府向省政府的請示、報告。由市長簽發。

（三）忻政函。市政府向市委、市人大常委會報送材料，請求批準事項；向省政府各廳、局報送材料、請求批準（詢問）事項的函；與兄弟市政府或其他不相隸屬單位商洽工作；對下級機關請示事項的批準、答復和批復；對某一方面工作做出安排、通報、獎懲等文件。市長簽發。

（四）忻政發（密）電。市政府向省政府及省政府各廳報送較緊急的請示事項或情況報告。向全省各市政府或其他不相隸屬單位商討較緊急的事項；要求各縣（市、區）人民政府和市直各委、局、辦盡快貫徹落實的重大事項文件。由市長簽發。

（五）忻政任。市政府對市委常委會、市人大及其常委會、市政府常務會議等會議議定的人事任免文件。由市長簽發。

（六）忻政辦發。市政府辦公廳按照市政府工作部署，發布某一階段對某項工作的安排，要求各縣（市、區）人民政府、市直各部門貫徹執行的文件。由市政府秘書長簽發，重大事項報告市長或分管副市長簽發。

（七）忻政辦函。市政府辦公廳與兄弟市政府辦公廳或其他不相隸屬單位商洽工作；答復下級機關請示事項的批復；對某一具體工作進行安排，包括情況通報、獎懲通報；設立和調整市政府領導參加的臨時議事協調機構等。由市政府秘書長簽發，重大事項報市長、分管副市長閱示。

（八）忻政辦發（密）電。市政府辦公廳與省政府辦公廳及省政府有關廳局、兄弟市政府辦公廳或其他不相隸屬單位商討較緊急的事項；轉發省政府辦公廳明（密）傳電報內容；要求各縣（市、區）人民政府、各部門盡快貫徹落實的事項；由市政府領導出席的會議、活動通知等。由市政府秘書長簽發，重大事項報市長、分管副市長閱示。

（九）忻政辦。市政府辦公廳內部重要工作、重要制度、工作規范發布，要求內部各科室及工作人員遵照執行的事項。由市政府秘書長簽發。

（十）會議紀要。

1、市人民政府常務會議紀要。對省委、省政府及市委重要決定事項，市政府工作中的重要事項、議案、報告，審議政府規章草案，全市國民經濟和社會發展全局性問題，全市經濟形勢及安全生產形勢，市政府各部門和各縣（市、區）人民政府請示市政府的重要事項，需要市政府審定的政府機構設置和職能確定，政府系統人事任免事項，需由市政府審定的財政重大支出、市屬國有企業對外重大投資等的傳達、研究、討論、決定事項，形成會議紀要，由市長簽發。

2、市人民政府專題會議紀要。對市政府日常工作中重要問題，涉及某一方面、行業、系統重要問題處理協調，涉及多個部門有關問題協調，上級重要會議的貫徹意見，市政府擬發布的重要文件，市長、副市長確定的其他事項研究、討論、決定事項，形成會議紀要，由召集和主持會議的市長、副市長審定簽發。

3、市政府辦公廳會議紀要。需由市政府辦公廳協調、涉及某一具體問題的研究、討論、決定事項，形成會議紀要，由秘書長簽發。

（十一）上述發文類別中，屬于規范性文件范圍的，按照《山西省行政機關規范性文件制定程序暫行辦法》執行。


第三章 行文規則


第十條 各縣（市、區）人民政府、市直各部門對報送市政府的公文，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》的規定。

第十一條 行文應當確有必要，注重效用。

第十二條 向市政府報送公文，內容應當為需要報告的重大事項，市政府要求報告辦理情況的事項，須經市政府審批或者決定的事項。

第十三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，下級機關應當向直接上級機關請示和報告，不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告的，應當抄送被越過的上級機關，并注明理由。向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

第十四條 市政府辦公廳受理各縣（市、區）人民政府，市政府工作部門、部門管理機構、市直屬事業單位、市屬國有企業等下級單位的公文。縣級人民政府和市政府工作部門應當通過市政府向省政府報送公文，市政府工作部門的下屬單位應當通過市政府工作部門向市政府報送公文。

第十五條 屬部門職權范圍內事務一般不要請示市政府；應由部門自行發文或聯合發文的，一般不得要求市政府批轉或市政府辦公廳轉發。

第十六條 除市長、副市長、秘書長直接交辦事項、緊急事項和必須直接報送的機密事項外，不得以機關名義向市政府領導個人報送公文。否則視為未報市政府，按程序重新辦理。

第十七條 正確使用“請示”與“報告”文種。“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”中不得夾帶請示事項。

第十八條 受雙重領導的機關向市政府行文，應當寫明主送機關和抄送機關。市政府向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級上級機關。

第十九條 請求市政府及其辦公廳批轉或者發文的事項，應當在“請示”中附發文依據、理由、代擬稿、電子文檔及符合要求的移動存儲介質。

第二十條 市政府可以與市委、市軍分區聯合行文；市政府辦公廳可以與市委辦公廳、市軍分區司令部等聯合行文，也可以與同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文。聯合行文機關不宜過多。聯合行文應當明確主辦機關，主辦機關先簽署意見，其他機關依次會簽；不得使用復印件會簽。聯合行文應按照黨、政、軍、群的順序排列。


第四章 收文辦理


第二十一條 收文辦理指對各縣（市、區）人民政府、市直各單位、市屬企業報送市政府的請示、報告，省政府、省政府辦公廳（省直各部門、其他不相隸屬機構各類來文及密（明）電由辦公室承辦）來文及密碼電報，市長的批示等公文（機要文書科承辦）的辦理過程，包括簽收、登記、分發、審核、批（擬）辦、承辦、催辦、轉辦、回復等程序。

第二十二條 對下級單位報送市政府或辦公廳的公文，機要文書科應當進行初步審核。對不符合行文規則的公文，提出改正意見，改正后受理。

第二十三條 機要文書科承辦人員對符合受理要求的公文核實收文時間、來文單位、文件標題、份數和聯系方式，并簽收登記。

第二十四條 機要文書科承辦人員及時填寫批辦卡，提出公文承辦意見，由相關業務科室辦理，報分管公文的副秘書長閱批后，屬情況性報告，送領導閱知；屬請示件需要答復或發文的，報請有關領導閱示后按領導批示辦理；對公文內容涉及兩個以上科室的，確定主辦科室；對有時限要求的，提出辦理時限。

第二十五條 各科室應指派專人及時到機要文書科取文，對不屬于本科室職責或不適宜承辦的公文，應及時退回并說明理由；公文內容涉及兩個以上科室職責的，主辦科室應主動與有關科室會簽。經會簽同意并沒有分歧意見的，按程序上報。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對需要反饋的公文，應及時將處理情況和結果反饋機要文書科。

第二十六條 凡呈送市政府的請示事項的文件，業務科室要了解掌握公文的政策背景，與有關單位和部門認真核實情況，綜合分析研究后提出簡明扼要、完整清晰的擬辦意見，對比較復雜、涉及部門多的事項，要書面征求有關方面的意見，認真分析后提出擬辦意見。擬辦意見經科長審閱后按程序呈報市政府有關領導。

第二十七條 報領導批示的公文，領導應當及時批示。領導審批公文時，對有具體請示事項的，應當明確簽署意見、姓名和日期；審批人圈閱視為同意；對沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第二十八條 領導批示后，業務科室承辦人對領導批示要及時按程序轉下一辦理環節。領導批示意見未經允許，不得擅自傳播。

第二十九條 凡批轉由業務科室辦理的公文，不需要協調的一般應在2個工作日內辦理完畢；限時辦理的請示、報告和其他文件，必須在時限內辦完。

第三十條 對下列公文應附有緊急標志：必須在規定時限內辦結，隨叫、隨到、隨辦的公文；按特提件（只限電報）處理的公文；必須在1個工作日內辦結的或必須在3個工作日內辦結但審批環節較多的公文；必須在2個工作日內辦結的或必須在7個工作日內辦結但需要轉請有關部門提出意見的公文。

第三十一條 報領導同志批示或轉請有關部門辦理的公文，有關部門應在要求時間內反饋意見，逾期未復視為同意。特提、特急件和急件的辦理，承辦人員應直接跟蹤、催辦，及時提醒、反饋。業務科室承辦人員要負責催辦，緊急公文跟蹤催辦重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，防止積壓、延誤。

第三十二條 機要文書科承辦人員根據領導批示，將公文轉業務科室有關部門辦理。轉辦時要復印領導批示，提出辦理要求，明確辦理時限，隨文轉出。屬發文事項，進入發文辦理程序。屬答復請示事項的，酌情采取復印領導批示、編發領導批示抄清、辦公廳便簽函復和正式批復等形式答復來文單位并抄送相關部門。

第三十三條 在文件運行過程中，業務科室承辦人員要及時跟蹤，了解文件審批情況。如屬緩辦的，業務科室應注明“緩辦”退機要文書科留存并告知報文單位及相關人員；屬不予審批的，由機要文書科退回報文單位。

第三十四條 在公文呈批過程中，根據領導批示需修改或協調的文件及事項，按領導批示意見辦，視為該公文暫已辦結。待重新修改或協調意見統一后，再次按程序重新辦理。

第三十五條 公文辦結后，應注明辦理結果。紙質文件應及時歸檔保存。機要文書科要不定時對公文辦理情況進行通報，提出問題，改進工作。



第五章 發文辦理


第三十六條 發文辦理指以市政府或者市政府辦公廳名義制發公文的過程，包括起草、受理、審核、審簽、復核、登記、編號、繕印、用印、分發等程序。

第三十七條 業務科室對需以市政府或市政府辦公廳名義發文的事項，負責草擬文稿并征求有關部門意見，并報分管工作的副秘書長審核。草擬公文應做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應當實用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第三十八條 機要文書科根據《國家行政機關公文處理辦法》負責對業務科室起草的公文進行審核制發。審核內容包括：

（一）文稿中的政策觀點和需解決的問題，是否符合黨和國家的方針、政策、法律法規，要求做什么和不做什么以及怎樣做的界限要明確、清楚，如提出新的政策、規定等，應附有說明。

（二）文稿所反映的問題要準確，理由要充分，措施、意見要具有可操作性，涉及有關方面的問題應協調一致，前后內容無矛盾、無疏漏，與以前的有關文件保持銜接，如有沖突，應注明理由和根據。

（三）行文是否確有必要，注重效用；是否照抄照搬上級文件；是否已經會議統一部署或報刊已全文刊登；是否可由部門自行行文。

（四）文稿涉及其他部門的職責，如涉及到機構、編制、經費、土地、資源、行政許可、以政府名義表彰等事項，是否已征求相關部門的意見。

（五）公文審批程序是否完備。

（六）對應由部門自行發文的會議通知、經批準成立的市政府臨時議事協調機構領導組一般成員調整的事項，不受理發文。

（七）能以辦公廳名義發文的，不以市政府名義發；能以函的形式發文的，不以文件形式發文。

（八）公文文種要與行文目的、發文機關職責與主送機關的行文關系一致；人名、地名、數字、引文、日期等要準確一致；結構層次序數、國家法定計量單位、規范化簡稱要使用正確；主送機關要準確，抄送機關無錯漏；秘密程度、緊急程度要適當；主題詞標注要準確；正文、附件、協商會簽意見、依據材料要齊全。

第三十九條 文稿送印以前進行發文登記，項目包括日期、擬稿單位、簽發人、發文字號、標題、秘密程度、緊急程度、發送范圍、印刷份數等。

第四十條 公文一經簽發原則上不得改動，如經復核確需對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

第四十一條 公文復核重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統一規范，內容表達是否準確。

第四十二條 承辦人員對文稿校對無誤后，按照發文范圍確定印發份數，簽字后付印。

第四十三條 明傳電報應及時送市委機要局并做好記錄；密電要專人送市委機要局并簽字。帶有密級的文件及函件要嚴格編碼登記，控制發文范圍和印發份數。

第四十四條 文件印出后由機要文書科按發文范圍分發。

第四十五條 按照《中華人民共和國政府信息公開條例》有關規定，需向社會公開的文件，由市政府信息公開領導組辦公室負責人審核，在市政府網站和其他公眾媒體上公布。


第六章 密碼電報辦理


第四十六條 密碼電報的閱辦和管理，嚴格按照國家及省、市有關規定執行。機要文書科負責省政府辦公廳、市政府辦公廳密碼電報的遞送和管理，并由專人負責辦理。

第四十七條 密碼電報辦理程序：

（一）承辦人員接到密碼電報后，當面登記電報秘密等級、緊急程度、來電單位、來電日期、電報文號、電報標題。

（二）承辦人員立即填寫密電閱辦卡片，送分管副秘書長提出擬辦意見，按照送閱對象逐一送達領導閱批。

（三）送閱密電時，承辦人員應提醒領導秘書及時送閱、妥善存放、避免泄密或散失；如屬特急件或主送件，應提請領導抓緊處理。

（四）閱辦密電必須在辦公室進行（因特殊情況需送閱的，在閱后即交承辦人員帶回），個人不得抄存、翻印密電。

（五）領導批示有關科室或部門辦理的，承辦人員轉有關業務科室簽收，或復印通知有關部門憑工作證簽字取件。

（六）領導批示需要發文的，應即轉有關科室草擬文稿，按發文程序審批后發文。

（七）對于送閱過程中的密碼電報，要隨時記載下落，以備查考。領導批示的處理情況要在登記本上及時記載。

第四十八條 密碼電報辦理規則：

（一）經手人員不得在無保密措施的電話中談論密碼電報內容。

（二）經手人員不得在無保密措施的設備和網絡上傳輸、存儲、處理密碼電報。

（三）不得攜帶密碼電報前往與工作無關的場所。

（四）不得攜帶密電作為外出、開會、辦事的憑證。

（五）密碼電報辦理每一環節都要嚴格履行簽字、登記手續。

（六）密碼電報須“密來密復”，嚴禁“密來明復”。

（七）絕密級電報不得復制；機密級、秘密級上級來電確需復制的，從嚴控制并按規定履行報批手續；其他密碼電報確需復制的，應經領導批準。復制的密碼電報按原件要求嚴格管理。

（八）密碼電報傳輸遞送須采取安全保密措施，由專人專車遞送。

（九）送閱后收回和已傳送的密碼電報稿均須妥善保管。

（十）要定期檢查，及時催辦、清退，如遇有丟失、泄密情況，要如實向主管領導匯報，不得隱瞞。

第四十九條 密碼電報要專人專柜管理，統一立卷歸檔。

第七章 特殊情況下公文的辦理


第五十條 領導臨時在外，遇緊急公文，如在忻州市范圍，由業務科室負責送達審簽；如領導在外地，應電話請示，并在公文批辦卡上注明領導意見后辦理，事后送領導補簽。涉密文件須按照有關保密規定請示后辦理。

第五十一條 領導一段時間外出時，可按領導意見辦理或按外出協作分工及授權，報有關協作領導審批。

第五十二條 遇領導安排的緊急事項，應按領導意見及時辦理，涉及其他科室時，承辦人員須書面轉達。

第五十三條 已經市政府常務會議審議通過的文稿，由擬稿單位根據常務會議議定修改后重新報送，直接進入發文程序。

第五十四條 為及時、有效應對突發事件，涉及應急方面的緊急公文可簡化程序，由市政府應急辦直接辦理。


第八章 公文歸檔


第五十五條 公文辦理完畢后須按照《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，定期歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第五十六條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第五十七條 以市政府辦公廳為主辦單位的聯合發文，原件由機要文書科整理（立卷）、歸檔，非主辦單位的聯合發文，保存成文。

第五十八條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

第五十九條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。


第九章 公文管理


第六十條 公文管理應堅持統一管理、保守秘密、便于利用的原則。

第六十一條 公文由市政府辦公廳機要文書科統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第六十二條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋機要文書科公文處理專用章。

第六十三條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第六十四條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經過辦公廳負責人批準，可以銷毀。銷毀公文應當定期到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。

第六十五條 機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。


第十章 附 則


第六十六條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

第六十七條 本《辦法》由市政府辦公廳負責解釋。

第六十八條 本《辦法》自發布之日起施行。