最高人民法院

最高人民法院關(guān)于送卷手續(xù)及整理訴訟卷證應(yīng)注意事項的通報

1950年8月29日，最高人民法院

華北各級人民法院：
關(guān)于各級審判機關(guān)直接或間接送到本院的訴訟卷宗，僅就近半年收案情形，加以檢查；在整理刑民案件的卷證及送卷手續(xù)等工作上，還存在著重視不夠的現(xiàn)象。其具體表現(xiàn)，有下列數(shù)種：
一、送卷手續(xù)及寄回送證的缺欠
1．一函數(shù)案——上訴案件數(shù)起用一函送來時，就使終審法院的收案工作增加困難，無法附卷。必須照原函另繕數(shù)份，連同原件分別訂入各案的本院院卷內(nèi)，而案結(jié)后發(fā)回原法院時，原送卷函稿亦須照繕數(shù)份，分別附卷歸檔，以利檢查。
2．案件有一、二兩審卷宗，而只送二審卷宗——上訴案件的一、二審卷宗應(yīng)一并送終審法院，但往往因該案已過上訴期限，二審法院便將一審卷宗寄回原法院去，而當(dāng)事人一方又提起上訴，二審法院在送卷時，就只將該院院卷送來，這種情況較多，實際上先送二審卷是可以的，但二審法院應(yīng)該負(fù)責(zé)通知一審法院，令其逕向第三審法院送卷，以節(jié)省時間，并在送卷函上注明已向一審法院通知送卷。
3．本院調(diào)卷時，下級法院將其他案卷或文件，于同一函內(nèi)送來。
4．送證數(shù)件不能一齊寄回本院，亦未附公函說明。
二、整理卷宗中的若干問題
1．一、二兩審卷宗訂為一冊——聯(lián)訂一冊對案卷的歸檔保管極為不便；聯(lián)訂的卷，應(yīng)由哪一級法院保管呢？當(dāng)然各級法院的院卷，仍以分別保管為妥，這樣便于在辦理同一性質(zhì)案件時考慮；或有兩案互有關(guān)聯(lián)時的參考。
2．一判決數(shù)被告，個別訊問，而每個訊問卷各自獨立，并未訂成一卷。
3．?dāng)?shù)被告人中有一人先判，而其訊問卷或有關(guān)卷宗，未予一同送來。
4．卷內(nèi)當(dāng)事人的年齡、性別、籍貫、職業(yè)、成份、文化程度及住所的記載不備或不齊備的——這種情況最普遍，這就使我們不能掌握較正確、完整的材料，進(jìn)而研究刑事犯罪，民事糾紛的社會根源，同時對于案情的斟酌及日常工作——統(tǒng)計資料的收集上，亦均感困難。
5．訊問筆錄未訂卷，或訂入卷內(nèi)，而承辦審判及記錄人員不署名，亦無訊問處所（院外審訊一定要記出地點）或年、月、日。——實際上，訊問筆錄是訴訟案件中的重要部分，不能放置卷外。
6．卷內(nèi)散置文件，而不加裝訂——這樣極易丟失，而歸檔時亦難整理。
三、卷判文中的錯誤
1．判決只有年、月、日，而不編字號。
2．判決上的月日填錯。
3．卷面將上訴人寫作被上訴人，或雙方上訴只寫一方，甚至將當(dāng)事人姓名填寫錯誤——送卷的函內(nèi)年月日一定要填寫清楚正確，這樣才能使二審或三審機關(guān)詳細(xì)檢查，清點卷證。且判決的繕印及校對，如有疏漏的地方，亦足以引起不良的印象。
四、處理物證的若干問題
1．函證不清（即送卷公函文中記載證物若干，與證物實在情況不符）。（1）函內(nèi)載有“證物”，而卷內(nèi)并無。（2）函內(nèi)未載有“證物”，而卷內(nèi)卻有。
2．證物與封套記載不符。（1）證物件數(shù)多于封套的記載。（2）證物少于封套的記載。
3．證物封套記載不明確。（1）籠統(tǒng)的寫法，如將許多證物按交證人而分，文中寫作“證物三大件”，實際上卻是3個人共交了19件。（2）只記數(shù)件，而無名稱。（3）只記名稱，而某種證物有兩種以上，而未將件數(shù)記明。（4）名稱不符，如有一案，證物11件，其中：“像片（附說明）4件”，實際上是像片3件，附有說明，另一張是剪報，無像片。
4．涂改函內(nèi)或封套上所載證物或其件數(shù)，而并未由負(fù)責(zé)涂改人簽名或蓋章。如原用毛筆寫物證“14件”，復(fù)用鋼筆勾掉改注“11件”，這種涂改很難辯認(rèn)是否原經(jīng)辦人改的。
5．卷內(nèi)有證物，而無證物封套（京津兩院一般的有封套，其他各法院多無封套），有的訂入卷內(nèi)，有的粘在卷內(nèi)，有的夾在卷內(nèi)。
綜合上述情況，我們認(rèn)為必須加強整理卷宗及證物的工作，特別要重視函證文實相符，填寫處理證物之存放及轉(zhuǎn)移，把這一工作做得更正規(guī)便于隨案卷移轉(zhuǎn)，能逐步檢查清點，而層層負(fù)責(zé)，以樹立起對人民訴訟嚴(yán)肅負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和科學(xué)方法。我們認(rèn)為應(yīng)照下列三項辦法辦理：
一、關(guān)于送卷手續(xù)及寄回送證：
1．函送上訴案卷，要一案一函（可采用例稿），補送卷宗應(yīng)專函送來，如系本院調(diào)閱，并應(yīng)將去文的年月日及字號引出，以便利收文機關(guān)的檢查和收發(fā)工作。
2．如送證數(shù)件，而先將一部分送還本院，應(yīng)附公函說明。
二、關(guān)于整理卷宗：
1．一、二審卷宗不要聯(lián)訂，卷宗要有卷面，還要訂好卷底，卷面各欄不要填錯。
2．一案數(shù)被告，如非分別審判，應(yīng)將訊問卷訂成一個。
3．卷內(nèi)當(dāng)事人的年齡、性別、籍貫、職業(yè)、成份、文化程序及住所一定要問明而有清楚的記載，第一次訊問筆錄，即應(yīng)記明上述各項。
4．卷宗應(yīng)附有目錄，登載清楚，注明文件的頁數(shù)，（照書籍目錄的記法），而全卷自目錄以后也應(yīng)每頁在左角上注明頁數(shù)，與目錄符合。
5．每次訊問筆錄皆應(yīng)由審判及書記人員在筆錄最后簽名，如在法院以外就訊時，更應(yīng)注明訊問處所。
6．文件不應(yīng)散置卷內(nèi)。（除送卷函、上訴狀、答辯狀及證物外，凡原法院所收所作的文件，皆須訂入卷內(nèi)）。
三、關(guān)于證物的處理：
1．函證必須相符，在送卷例函上，證物一次若僅填“若干袋”、“詳套”或“詳面”時，在證物封套上一定要記載詳細(xì)明確。
2．制定“證物封套”應(yīng)有目錄，包括“名稱”、“件數(shù)”、“交證人”三項，皆須逐一填寫。（或用較大的信封代替）。
3．一般證物皆應(yīng)放置證物套內(nèi)，件數(shù)多者，可酌分兩袋或若干袋，特殊證物，不適用于裝入封套者，應(yīng)另紙包裝妥當(dāng)，包內(nèi)要有證物目錄單，面上則寫明證物件數(shù)。而送卷函上亦須注明，封套之外尚有物證若干包，共計若干件。
4．送卷函及證物封套上之證物名稱、件數(shù)如有涂改，應(yīng)由原辦人簽名或蓋章，以示負(fù)責(zé)。如其中證物有已交證人取回者，應(yīng)予注明，以便易于清點。
我們希望各級法院同志能夠在案多人少的情況下，克服困難，認(rèn)真執(zhí)行上述三項辦法，使我們工作效率更提高一步。