[ 王瑜 ]——(2005-4-6) / 已閱9797次
軟件公司的商帳管理
北京中關(guān)村的一家軟件企業(yè)，同時(shí)兼營(yíng)一些網(wǎng)站制作及推廣業(yè)務(wù)。公司在經(jīng)營(yíng)中累積了大量的債權(quán)，嚴(yán)重影響公司的運(yùn)營(yíng)。這些債權(quán)有這樣的特點(diǎn)：1、債權(quán)極為分散，債權(quán)總數(shù)只有一百多萬(wàn)元，但是卻有一千多筆，最少的一百塊，最多的也只有幾萬(wàn)塊；2、時(shí)間長(zhǎng)，這是公司經(jīng)營(yíng)中歷年積累下來(lái)的，大約有三分之一已經(jīng)過(guò)了兩年的訴訟時(shí)效；3、材料混亂，這些債權(quán)的形成以及相關(guān)材料很多無(wú)處查詢(xún)，沒(méi)有人很清楚的知道；4、這樣一些小的債權(quán)還在不斷產(chǎn)生；5、公司并沒(méi)有任何人具體負(fù)責(zé)這些債權(quán)的催收。
無(wú)疑那家軟件公司的債權(quán)催收將面臨巨大的困難。1、債務(wù)人公司是否存在？一些小的公司，經(jīng)營(yíng)不好就不去年檢，讓公司自然消亡，公司都沒(méi)有了，自然債權(quán)也要不到了；2、公司的經(jīng)營(yíng)地址和聯(lián)系方式是否發(fā)生變化？一般的公司都是租賃寫(xiě)字樓辦公，一年一搬家很常見(jiàn)，一搬家聯(lián)系方式等全部發(fā)生變化，必須重新找到新地址所在；3、原來(lái)的經(jīng)辦人是否還在？這看起來(lái)與債權(quán)的催收并沒(méi)有關(guān)系，其實(shí)關(guān)系很密切，一般小公司沒(méi)有完善的文件保管制度，經(jīng)辦人走了，這么小的一件事情，也許移交工作時(shí)并沒(méi)有做交代，沒(méi)有人知道這件事情，那么當(dāng)然不會(huì)輕易付給你錢(qián)；4、如果債權(quán)數(shù)額較大還要考慮，債務(wù)人是否有償還的經(jīng)濟(jì)能力。
如果債務(wù)人不想還錢(qián)，那么只有起訴，但是起訴的成本巨大。無(wú)論案件的大小，基本工作量是一樣的，必須捋清法律關(guān)系，整理好證據(jù)材料，去工商局查詢(xún)債務(wù)人的工商注冊(cè)材料，找到公司注冊(cè)地址和法定代表人，然后才能制作訴訟文書(shū)。起訴要去法院五次，立案一次、開(kāi)庭一次、領(lǐng)判決書(shū)一次，申請(qǐng)執(zhí)行一次，領(lǐng)執(zhí)行款一次，如果幸運(yùn)的話，可以少去幾次，當(dāng)然也可能比五次要多。很多小公司被郊區(qū)的稅收優(yōu)惠政策吸引注冊(cè)在郊區(qū)，但是卻在市里辦公，這樣必須要去郊區(qū)起訴，往返郊區(qū)的時(shí)間和交通成本是很高昂的。到法院起訴要交訴訟費(fèi)，工商局查詢(xún)要交納查詢(xún)費(fèi)，如果加上律師費(fèi)，每個(gè)案件的成本可能高達(dá)一萬(wàn)元，那么對(duì)于標(biāo)的額在一萬(wàn)以下的訴訟案件根本就沒(méi)有訴訟的意義。
根據(jù)美國(guó)商法聯(lián)盟調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)逾期時(shí)間為一個(gè)月時(shí)間，追帳成功率為93.7%，當(dāng)逾期半年時(shí)，成功率降為57.8%，當(dāng)逾期兩年左右，成功率為13.5%。美國(guó)企業(yè)的應(yīng)收帳款回收期平均只有37天，而中國(guó)企業(yè)平均為100多天。美國(guó)公司追帳的成功率為60%以上，而中國(guó)企業(yè)的成功率不到20%。根據(jù)中國(guó)的國(guó)情，以及我們工作中的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于這些小額的債務(wù)必須建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面將探討這個(gè)催收制度的建立。
一、健全內(nèi)部合同管理
合同管理不僅僅是保管合同原件，更需要保留好合同相關(guān)的往來(lái)傳真、備忘錄、相關(guān)人員簽署的收貨憑證等等，都要妥善保管好。很多公司是沒(méi)有合同管理的，對(duì)于一些小的合同，原件雖然在公司的專(zhuān)人手中，但是在執(zhí)行過(guò)程中有關(guān)材料隨意分散在業(yè)務(wù)人員手中，業(yè)務(wù)人員走了，該資料也就沒(méi)有了，合同的執(zhí)行情況也就沒(méi)有人知道了。一旦發(fā)生糾紛沒(méi)有人能完全知道事情的來(lái)龍去脈，沒(méi)有人手頭有完整的材料。
合同保管要強(qiáng)調(diào)責(zé)任制，在合同執(zhí)行階段，合同可以由業(yè)務(wù)人員或業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理保管，凡是和合同執(zhí)行有關(guān)的材料統(tǒng)一在第一時(shí)間交給該人保管。業(yè)務(wù)辦理完畢應(yīng)當(dāng)完整移交到公司專(zhuān)職保管人員。我們建議在移交的材料中加上一個(gè)合同執(zhí)行說(shuō)明，由具體經(jīng)辦人對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行說(shuō)明，將材料列個(gè)清單，可以做成格式直接填寫(xiě)。
二、強(qiáng)化催收
中國(guó)講人情，在我們的實(shí)務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)，越是關(guān)系好，可能款項(xiàng)越晚兌現(xiàn)。大部分款項(xiàng)并不是對(duì)方?jīng)]有能力支付，而是不想支付，想想現(xiàn)金在自己公司握著多主動(dòng)，而且可以生息，總比還給別人好。所以很多公司是看哪個(gè)催得急，誰(shuí)急就先付給誰(shuí)。而如果礙于面子，就只能等到最后了，萬(wàn)一對(duì)方資金一緊張，這帳就成了陳年老帳了，所以要加強(qiáng)貨款催收。
催收也要講策略，按過(guò)程分別進(jìn)行排布。
第一步，直接由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)催收。業(yè)務(wù)員的待遇是與業(yè)務(wù)量掛鉤的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)帳款承擔(dān)催收責(zé)任。業(yè)務(wù)人員是公司最底層的工作人員，可以可憐兮兮去找對(duì)方，“大哥，你要是不給我錢(qián)，我就要失業(yè)了�！保@樣博得同情心，小的帳款一般都能這樣催收回來(lái)。這一步的時(shí)間不要太長(zhǎng)，給予兩周的時(shí)間就行了，沒(méi)有效果進(jìn)入下一步。
第二步，財(cái)務(wù)部核帳。財(cái)務(wù)部核帳有兩個(gè)目的，第一告訴對(duì)方這筆帳款開(kāi)始移交到公司統(tǒng)一來(lái)處理了，二是和對(duì)方核帳，確認(rèn)欠款的事實(shí)與數(shù)額。這個(gè)很重要，一旦發(fā)生訴訟有這張核帳單，雙方的法律關(guān)系就非常的簡(jiǎn)單了，不需要對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、數(shù)量等雙方可能發(fā)生爭(zhēng)議的事項(xiàng)進(jìn)行糾纏了。這個(gè)時(shí)候雙方還沒(méi)有鬧僵，拿到這樣的核帳單一般比較容易。當(dāng)然財(cái)務(wù)部目的不是要核帳，還要催收款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部人少，自然沒(méi)有人專(zhuān)職來(lái)打要帳電話，可以讓單位前臺(tái)或其他人以財(cái)務(wù)部的名義打這個(gè)電話。
第三步，以上措施都沒(méi)有效果，那么說(shuō)明對(duì)方有想賴(lài)帳的可能。如果對(duì)方說(shuō)，你再等幾天，我們馬上有一筆到帳，一到就給你，這樣的話，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上兩個(gè)步驟已經(jīng)進(jìn)行了三個(gè)月，仍然沒(méi)有效果就應(yīng)當(dāng)考慮移交公司法律部門(mén)，由法律部門(mén)進(jìn)行處理。
三、果斷采取法律措施
很多公司顧慮采取法律措施會(huì)傷了彼此友好的業(yè)務(wù)關(guān)系，失去了一個(gè)客戶(hù)。這是中國(guó)國(guó)情，確實(shí)是要考慮的，但是只要想想，做任何的業(yè)務(wù)都是以贏利為目的的，如果對(duì)方不支付帳款，那么要這個(gè)友好的業(yè)務(wù)關(guān)系做什么？與其拖到以后翻臉，再對(duì)簿公堂，不如現(xiàn)在采取法律措施早點(diǎn)將款項(xiàng)收回來(lái)更為塌實(shí)。
采取法律措施，也能考慮到中國(guó)國(guó)情，不是一開(kāi)始就直接將對(duì)方告上法庭。可以先給對(duì)方打招呼，說(shuō)要采取法律措施了，再不理睬，發(fā)個(gè)律師函，最后才起訴，這樣的話對(duì)方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好講了。
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