[ 唐青林 ]——(2010-8-15) / 已閱19524次
2009年后，北京物業如何成立業主委員會
唐青林
一、話題的緣起
以前的幾年，我們曾經協助一些業主，成立了他們屬于自己的管家人——“業主委員會”。《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》頒布實施后，我們最近又接受一些業主的委托，協助成立業主委員會。在此過程中，關注到《方生：對北京市業主委員會第三屆年會的賀詞》，于是想起作為律師在北京為一些業主設立業主委員會的經歷和種種感慨。
我們真誠希望每個業主都能如愿地成立業主委員會，對屬于自己的物業進行精心的管理，生活更加安心舒適，事業更加輝煌。作為執業律師，我們為不少物業的業主設立過業主委員會，也深知里面的繁瑣甚至艱辛（相關利益方的不配合等）。
由于二〇〇八年十一月二十四日，北京市建委、市社會辦、市民政局、市規劃委共同頒布了《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》，該規定從2009年1月1日起實施。我們希望該規定頒布實施后，在北京設立業主委員會能更加順利、方便。
二、北京物業成立業主委員會的現狀
在該規定之前，我們曾經協助北京的一些住宅物業或商業物業成立過業主委員會。由于管理細則不清晰，所以導致在成立過程中確實存在一些困難和迷惑，感覺是在“摸著石頭過河”。該規定出臺后，我們又陸續接受業主委托，協助他們成立業主委員會。但是由于該規定剛剛出臺，而規定的實施需要政府部門從上至下的工作會議進行工作安排。例如，以前業主委員會是在房管局進行備案，而現在改為在街道辦事處備案。規定出臺后新聞媒體業進行了報道和宣傳，但是具體落實到各個街道辦事處如何辦理，街道辦的工作人員并不清楚。在2009年4月份，我們為了協助業主成立業主委員會，走訪了相關的街道辦和社區居委會。可是他們表示知道有這回事，也參加了上級組織召開的工作會議。可是具體如何辦理，并不知道。
根據《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》，業主委員會應當自選舉產生之日起30日內到物業所在地街道辦事處、鄉鎮政府備案。可是我們走訪了幾個街道辦事處，他們表示不太清楚如何進行備案。業主委員會備案后，持街道辦事處、鄉鎮政府應當出具的備案證明，業主委員會根據該備案證明，才能向區縣公安分局申請刻制業主委員會印章。可是，根據我們的了解，他們街道辦目前也沒有相關的備案證明的文本，不太清楚如何出具備案證明。
此外，根據《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》規定，成立業主委員會無法離開社區居委會的配合。根據規定，社區居委會負責首次業主大會會議的籌備工作，且社區居委會人員擔任籌備組召集人。同時，根據該規定第55條的規定，“非住宅區業主大會和業主委員會的設立、運作及活動參照本規則”，也就是說商業物業、寫字樓成立業主委員會，也同樣要找社區居委會。可是，當我們找到一些社區居委會要求根據《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》第13條、第55條的規定，指導、協助成立業主委員會時，他們表示寫字樓按理說他們是不管的，他們只負責居民樓的業主委員會的成立。
上述現狀表明，成立業主委員會盡管有了明確的法律規定（如《物權法》、《物業管理條例（國務院）》）和地方性規定（《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》）。但是由于新法剛剛頒布實施，落實到各個基層部門來履行相關職責的時候，這些相關部門的工作人員是否能及時掌握新政策、及時制定辦事流程或一次性告知單、認真負責熱心地履行職責，制定辦理業務所需要的格式文本（例如備案表、備案證明等）成為關鍵。
在法規已經規定比較清晰、只是具體經辦部門不是很熟悉辦理流程的情況下，根據我們安中律師事務所的經驗，我們一般都是誠懇謙虛地找到相關部門的經辦人、負責人，向他們反映成立業主委員會的要求，給他們看最新法規中他們部門應承擔的指導、備案責任的規定，并表示我們曾經在其他城區辦理過類似業務，手上有類似的文本，爭取他們開展新的業務，表示愿意配合他們“摸著石頭過河”。絕大部分政府部門的工作人員會同意試著履行職責，順利地啟動辦事程序。遇到實際中的問題，他們會請示領導，也會要我們律師給他們看看其他城市（例如上海、廣州、南京）是如何進行相關操作、格式文本的樣式等。
二、成立業主委員會的流程規定（本文描寫比較概括，一些細節未能展開）
根據《北京市住宅區業主大會和業主委員會指導規則(試行)》，成立業主委員會應履行法定程序，才能獲得備案登記，進行印章刻制，履行業主委員會的職責。
一、第一步，首先弄清主管部門。
根據規定，各區縣建設房屋行政管理機構負責本行政區域內物業管理工作的監督管理。街道辦事處、鄉鎮政府負責對本轄區內業主大會、業主委員會的成立、運作及活動進行指導和監督。在物業所在地街道辦事處、鄉鎮政府的指導下，社區居委會負責首次業主大會會議的籌備工作。由于首次業主大會會議籌備組中應有派出所的代表，因此還應事先與轄區派出所取得聯系，進行必要的溝通。
二、第二步，成立籌備小組
在物業所在地街道辦事處、鄉鎮政府的指導下，社區居委會負責首次業主大會會議的籌備工作。社區居委會人員擔任籌備組召集人(未成立社區居委會的，由街道辦事處、鄉鎮政府指派工作人員擔任)，負責組織業主代表（業主代表應當具有業主身份，熱心公益事業，責任心強，履行業主義務等）、開發建設單位、社區居委會、派出所等單位代表組建首次業主大會會議籌備組(以下簡稱籌備組)。其中，業主代表人數不低于籌備組總人數的一半。但是要注意，召集人是沒有投票權的。除召集人外，籌備組成員人數應為單數，每人享有一票表決權。
第三步，籌備組成立后。應當制訂首次業主大會會議召開方案，并完成以下工作： (一)確定首次業主大會會議召開的時間、地點、形式和議題； (二)擬定業主大會議事規則(草案)、管理規約(草案)； (三)確認業主身份，確定業主在首次業主大會會議上的表決權數； (四)確定業主委員會委員候選人產生辦法及名單，制訂業主委員會委員選舉辦法，明確選票發放人、計票人和監票人推選辦法； (五)首次業主大會會議的其他籌備工作。
第四步，籌備組將以下事項在物業區域內公告： (一)首次業主大會會議召開方案； (二)業主大會議事規則(草案)、管理規約(草案)； (三)業主及其專有部分面積明細表； (四)業主委員會委員候選人產生辦法(草案)； (五)業主委員會委員候選人建議名單及簡況。
公告時間不少于7日，業主對上述公示事項有異議的，應當在公示期內向籌備組提出，籌備組應當登記并作出答復。
第五步，召開首次業主大會會議。籌備組應當自成立之日起30日內完成籌備工作，組織召開首次業主大會會議（可以采用集體討論形式，也可以采用書面形式召開）。首次業主大會會議應當對以下事項進行表決，并應當經專有部分占建筑物總面積半數以上且占總人數半數以上的業主同意：業主大會議事規則(草案)、管理規約(草案)；業主委員會委員。
第六步，籌備組自首次業主大會會議作出決定之日起3日內將表決結果在物業區域內公告。
第七步，到主管部門備案。上述第五步選出業主委員會委員后，成立業主委員會，應當自選舉產生之日起30日內向物業所在地街道辦事處、鄉鎮政府備案。備案所需要的資料為 (一)業主大會決議； (二)業主大會議事規則、管理規約； (三)業主委員會委員名單； (四)其他材料。
第八步，刻制業主委員會的公章。業主委員會在完成備案后，街道辦事處、鄉鎮政府應出具備案證明。業主委員會憑據該備案證明，向區縣公安分局申請刻制業主委員會印章。
三、總結
與蓋樓相比，設立業主委員會是一件“小事”，可是卻是業主心中的大事。成立業主委員會過程瑣碎，流程規定較多（籌備公示開會公示備案刻章），需要準備的文件相當多（包括《首次業主大會會議召開工作方案》、《業主大會議事規則》、《管理規約》、《籌備組成員公告》、《業主及其專有部分面積明細表》、《業主委員會委員候選人產生辦法(草案)》、《業主委員會委員候選人建議名單及簡況》、首次業主大會決議之公告等）。若業主眾多，成立的程序就更加復雜。
